به جای استخدام مدیران گرانقیمت،کسب‌وکارت را سیستم‌سازی کن!
اهمیت سیستم سازی کسب و کار
از این‌که وقت زیادی برای مدیریت کسب و کارت و کنترل کارمندانت گذاشته‌ای و همینطور هزینه زیادی برای انجام امور روزمره انجام می‌دهی و در نهایت هم نتیجه دلخواه را بدست نمی‌آوری، با خبرم.
در این مطلب سعی کرده‌ام راهکارهایی برای چابک‌سازی و کاهش هزینه‌ها ارایه دهم که با مطالعه و بکاربردن آن، دیگر نیازی به جستجو در گوگل و سایت‌های مدیریت نباشید.
اگر تا پایان این مطلب با من همراه باشید، ۵ راهکار ناب و کاربردی برای رشد کسب و کارتان ارائه خواهم داد. راهکارهای عملی عبارتند از:
- چگونه روی خود سرمایه‌گذاری کنید.
- اهمیت سیستم سازی در کسب و کار
- روش اجرای سیستم سازی در کسب و کار
- مراحل عملی سیستم سازی کسب و کارها
باور اشتباه نسبت به سیستم‌سازی کسبوکار
حتما شما مثل اکثر افراد توی بازار فکر می کنید اجرای « سیستم‌سازی کسبوکار» به مدیرهای بسیار قابلی که دارای مهارت‌های بی‌نظیری دارند وابسته است. یا سیستم سازی توسط افرادی کاملا متخصص با مدارج بالای دانشگاهی، مجهز به روش‌های بسیار پیشرفته برای آموزش و کنترل کارمندان اجرا می‌شود.
ولی حقیقتا این طور نیست.
یک خبر خوش:
شما هرگز به چنین افرادی نیاز ندارید. چون نمی‌توانید حتی از پس دستمزدهای آنها برآیید. در حقیقت آنها موجب از بین رفتن زندگی کاری شما می‌شوند، به جای استخدام مدیران معروف و کاربلد شما نیازمند یک سیستم مدیریتی هستید.
تصور کن:
به جای استخدام یک مدیر عامل با تجربه و گرانقیمت که توقعاتی چون راننده و مسکن اختصاصی و حقوق نجومی که از خواسته‌های اولیه اش است، یک جوان با تعهد و عاشق کار با ⅕ حقوق و مزایای آن استخدام کن تا کارها را حتی بهتر از آن مدیرعامل انجام دهد.
یا به جای استخدام چندین کارمند مهندس و تکنسین و لیسانس به بالا، چند تا جوان کم سابقه و جویای نام استخدام کن و آنها را با سیستم مدیریتی ات هماهنگ کنِِِ؛ مطمئن باش مثل یک موتور 6 سیلندر کسب‌وکارت شتاب می گیرد.
ذهنت را خواندم درست است
حتما شانه بالا می‌اندازی و می‌گویی: این حرف دیگه قبول ندارم تمام شرکت‌های بزرگ و حتی کسب‌وکارهای بزرگ وابسته به مدیران بزرگ هستند اگر بیل گیتس، استیو جابز، زاکربرگ نبودند، خب مشخصه که مایکروسافت، اپل و فیس بوک هم وجود خارجی نداشت.
آفرین، خودت زدی تو خال… خودت جواب خودت دادی… مگه این آدم بزرگای که نام بردی اولش مدیران بزرگی بودند همین بیل گیتس بار اول که آگهی جذب سرمایه داد کسی تره هم براش خورد نکرد و 1 دلار هم نتونست سرمایه جذب کند.
کارآفرینان و بازاریابان بزرگ بجای استخدام مدیران و کارمندان بزرگ:
الف – روی خودشان سرمایه گذاری می کنند
به خوبی می‌دانند، که با کسب مهارت‌هایی چون؛ بخشندگی، اخلاق‌مداری، مدیریت احساسات و هیجان درونی خود گوهر درون خود را نمایان و نتایج بالایی در زندگی و کسبوکار خود بدست می‌آورند.
1)مطالعه می‌کنند
یکی از سودآورترین سرمایه‌گذاری‌های دنیا، مطالعه است. این افراد می‌دانند با مطالعه کتاب های معتبر مهارت‌هایی در زندگی و کسبوکار بدست می‌آورند که در بین دیگران خاص می‌شوند.
مثلا با مطالعه کتاب بازاریابی نسل چهارم از فیلیپ کاتلر با فرمول جدید بازاریابی و فروش آشنا می‌شوند و نتیجه آن پیدا کردن مشتریان جدید وافزایش فروش کسب وکارشان است. دانشی که با خواندن کتاب‌ها می‌توانید به دست آورید، ارزش شما را بسیار بیشتر از هزینه خرید کتاب‌ها می‌کند.
شخصی را تصور کنید که هر روز یک ساعت کتاب می‌خواند. در این زمان، او می‌تواند 20 صفحه مطالعه کند، یعنی هر ده روز یک جلد کتاب. بعد از ده سال او بیش از ۳۰۰ جلد کتاب خوانده است. این شخص برای خرید این کتاب‌ها به‌طور میانگین 10 میلیون پول می‌پردازد. اما عنوان استاد خیلی بیشتر از این مبلغ ارزش دارد.
2) عاشق سلامتی خودشان هستند
اگر همین امروز دکتر ادیب استاد ریسک بازار خبر دهد که قیمت طلا تا ۱۰ سال بعد هزار برابر خواهد شد. اگر مطمئن باشید که این خبر درست است، معقول خواهد بود که مقدار زیادی طلا بخرید. اما شرط مهم برای سودآور کردن این سرمایه‌گذاری، این است که ۱۰ سال بعد زنده باشیم. بیشتر سرمایه‌گذارها طوری از آینده حرف می‌زنند که انگار تردید ندارند عمری طولانی خواهند داشت. ولی تعداد کمی از آنها برای داشتن عمری طولانی برنامه‌ریزی و سرمایه‌گذاری می‌کنند.
با سرمایه‌گذاری اندکی روی سلامت خود، می‌توانیم از پرداخت هزینه‌های سرسام‌آور درمانی ایمن شویم. هزینه توجه به سلامت آن‌قدرها زیاد نیست. روزی نیم ساعت ورزش یا ترک کردن سیگار خرج ندارد. این سرمایه‌گذاری بی‌اندازه ارزان باعث می‌شود که از پرداخت هزینه‌های درمانی سرسام‌آور ایمن شویم. تنظیم‌کردن برنامه خواب و بهبود وضعیت تغذیه هم خرج زیادی ندارد، اما بسیار سودآور است.
3) در کارهای خیر و عمومی شرکت می‌کنند
شرکت در خیریه منافع زیادی به همراه دارد. بیشتر مردم فکر می‌کند اعتبار و شهرتی که از کار خیر کسب می‌شود، سود نهاییِ کار خیر است. اما به‌غیراز منافع ریاکارانه نیکوکاری، منافعی سودآورتر هم وجود دارد. مطالعات نشان میدهد که بخشندگی باعث بهبود شرایط روانی، افزایش خوشحالی و خلاقیت می‌شود. همچنین بررسی‌هایی وجود دارد که نشان میدهد شرکت در خیریه باعث می‌شود افراد بیشتر احساس ثروت کنند.
4) دوست، سرمایه‌ای باارزش
بسیاری از مردم فکر می‌کنند دوست‌ها فقط منابع مالی ما را مصرف می‌کنند و هیچ خیری در «رفیق‌بازی» نیست. ولی افراد موفق به نیکی می‌دانند که دوستان واقعی مشاوران و ایده‌پردازان خوب و کم هزینه برای آنها هستند.
افراد موفق و تاجرپیشه تعداد زیادی دوست متخصص و آگاه دارند، که با خرج کم برای آنها، به منافع زیاد دست پیدا می‌کنند. البته طبیعی است که برای نگه‌داشتن این دوست‌ها در زندگی‌شان، آنها را در قسنتی از این منفعت شریک می‌کنند.
ب) کسب وکارشان را به یک سیستم مدیریتی کارآمد تبدیل می کنند، چون:
- سیستم سازی موجب افزایش مشتریان راضی می‌شود.
- بهره وری نیروی انسانی و کیفیت محصول بیشتر می‌شود.
- به ستخدام نیروی انسانی کمتری و کاهش هزینه‌ها منجر می‌شود.
- بهبود مستمر کیفیت محصول و خدمات می‌شود.
- ایجاد بستری برای خلاقیت و نوآوری در خدمات و تولید کالا
ج) سیستم‌سازی را گام به گام اجرا می‌کنند
مراحل سیستم سازی کسب و کار
سیستم کسبوکارشان را در سه جزء افراد، اسناد و ابزار اجرا می‌کنند.
1- سیستم سازی افراد: در فرآیند بهینه کردن و سیستم سازی افراد، به نکات زیر توجه ویژه دارن.
- درست استخدام می‌کنند: برای استخدام مستعدترین کارمندان وقت و انرژی کافی می‌گذارند.
- اصولی آموزش می‌دهند: بهترین نیرو و جدیدترین متد را برای آموزش نیروی خود سیستم‌سازی می‌کنند.
- کارها را واگذار می‌کنند: تا جای امکان کارها را به دیگران واگذار می‌کنند. توانمندی کارمندان خود را دست کم نمیگیرند. چون به نیکی می‌دانند بعضی کارمندان کارها را بهتر از خودشان انجام می‌دهند.
- در صورت نیاز، برخی از کارمندان را اخراج می‌کنند: اگر کارمندی در قالب سیستم‌سازی کسبوکارشان قرار نگرفت خیلی سریع اخراجش می‌کنند.
2- سیستم‌سازی ابزار و تجهیزات
آنها تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزار زیادی که در کسبوکارشان وجود دارند که بسیاری از کارهای تکرارشونده ای که اغلب خسته‌کننده هستند را خودکار می‌کنند.
برای شروع سیستم سازی ابزار باید ببینید در کدام یک از قسمت‌های کسب‌و‌کارتان، نبودن تجهیزات کار را برای کارمندان و شخص شما سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند. ابزارهای خوب و حرفه‌ای در نظم سازمان شما و صرفه جویی در زمانتان بسیار موثر هستند.
3- اسناد و دستوالعمل‌های کاری را سیستم‌سازی می‌کنند
برای هر فعالیت و فرآیندی که در کسبوکارشان انجام می‌شود، یک دستورالعمل مشخص طراحی و تدوین می‌کنند. مثلا برای مراحل ارتباط با مشتری یک دفترچه تهیه می‌کنند تا اطلاعاتی مثل نحوه صحبت با مشتری، پاسخ به اعتراضات او، نحوه پرداخت و … را در آن ثبت کنند.
مزیت داشتن دستورالعمل آن است که می‌توان آن را مدام بهبود بخشید و آنها پس از مدتی راهنمای مکتوب و ارزشمندی دارید که به تمام قسمت‌های کسب‌و‌کارتان کمک می کند تا به‌خوبی کار کنند.
ابراهیم اسدی؛ بازاریاب و توسعه دهنده کسب‌وکارهای آنلاین
