به جای استخدام مدیران گران قیمت، کسب و کارت را سیستم سازی کن!

از این‌که وقت زیادی برای مدیریت کسب و کار و کنترل پرسنلت گذاشته‌ای و همینطور هزینه زیادی برای انجام امور روزمره انجام می‌دهی و در نهایت هم نتیجه دلخواه را بدست نمی‌آوری، با خبرم.

در این مطلب سعی کرده‌ام راهکارهایی برای چابک‌سازی و کاهش هزینه‌ها ارایه دهم که با مطالعه و بکاربردن آن، دیگر نیازی به جستجو در گوگل و سایت‌های مدیریت نباشید.

اگر تا پایان این مطلب با من همراه باشید، 5 راهکار بکر و شدنی که شامل؛ چگون روی خود سرمایه گذاری کنید، اهمیت سیستم سازی، روش سیستم سازی کسب و کار و مراحل سیستم سازی کسب و کارها را آشنا می شوید. 

 

یک ذهنیت غلط نسبت به سیستم‌سازی

حتما شما فکر می کنید اجرای « سیستم سازی کسب وکار» به مدیرهای بسیار قابلی که دارای مهارت های بی نظیری دارند وابسته است. یا سیستم سازی توسط افرادی کاملا متخصص با مدارج بالای دانشگاهی، مجهز به روش های بسیار پیشرفته برای آموزش و کنترل کارمندان اجرا می شود

ولی حقیقتا این طور نیست.

 

چگونه آینده کسب وکارمان را پیش بینی کنیم؟

به جای سرمایه گذاری در گیاهان دارویی، بازار سازی کنید

 

     یک خبر خوش:

شما هرگز به چنین افرادی نیاز ندارید. چون نمی توانید حتی از پس دستمزدهای آنها برآیید. در حقیقت آن ها موجب از بین رفتن زندگی کاری شما می شوند، به جای استخدام مدیران معروف و کاربلد شما نیازمند یک سیستم مدیریتی هستید.

     تصور کن:

       به جای استخدام یک مدیر عامل با تجربه و گرانقیمت که توقعاتی چون راننده و مسکن اختصاصی  و حقوق نجومی که از خواسته های اولیه اش است، یک جوان با تعهد و عاشق کار با ⅕ حقوق و مزایای آن استخدام کن تا کارها را حتی بهتر از آن مدیرعامل انجام دهد.

     یا به جای استخدام چندین کارمند مهندس و تکنسین و لیسانس به بالا، چند تا جوان کم سابقه و جویای نام استخدام کن و آن ها را با سیستم مدیریتی ات هماهنگ کن  مطمئن باش مثل یک موتور 6 سیلندر کارت شتاب می گیرد.

ذهنت را خواندم درست است:

     حتما شانه بالا می اندازی و می گویی: این حرف دیگه قبول ندارم تمام شرکت های بزرگ و حتی کسب وکارهای بزرگ وابسته به مدیران بزرگ هستند اگر بیل گیتس، استیو جابز، زاکربرگ نبودند، خب مشخصه که مایکروسافت، اپل و فیس بوک هم وجود خارجی نداشت.

      آفرین، خودت زدی تو خال… خودت جواب خودت دادی… مگه این آدم بزرگای که نام بردی اولش مدیران بزرگی بودند همین بیل گیتس بار اول که آگهی جذب سرمایه داد کسی تره هم براش خورد نکرد و 1 دلار هم نتونست سرمایه جذب کند.

کارآفرینان و بازاریابان بزرگ بجای استخدام مدیران و کارمندان بزرگ:

الف –  روی خودشان سرمایه گذاری می کنند تا از توانمندی بالایی برخوردار شوند نه دلار و نه سکه؛ بهترین سرمایه‌گذاری خود شما هستید! تا می توانید روی خودتان سرمایه گذاری کنید.شما گنج گرانبای بی همتایی هستید .

ب) سیستم سازی کسب وکار خود

انتخاب بهترین سرمایه‌گذاری کار ساده‌ای نیست. به نظر بیشتر سرمایه‌گذاران موفق مثل وارن بافت، کاری بهتر از «سرمایه‌گذاری روی خود» وجود ندارد.

انواع سرمایه گذاری روی خود:

1-گوهر درون خود را پیدا کنید:

سر کین رابینسون یکی از پیشگامان آموزش مدرن می گوید:

گوهر درون جایی است که استعدادها و علاقه‌ها با هم پیوند می‌خورند. برای کسی که عاشق موسیقی است، نوازندگی، رهبری ارکستر و تهیه‌کنندگی مناسب است. با وجود این عشق و علاقه، اگر او صدای خوبی نداشته باشد هرگز نمی‌تواند خواننده‌ای موفق شود. اما اگر همین فرد استعداد مالی داشته باشد می‌تواند در تهیه‌کنندگی موفق عمل کند.

 

این اولین سرمایه‌گذاری است که هرکس باید انجام دهد. قبل از آن که به این فکر کنید که چه خانه‌ای بخرید، از خود سوال کنید که

هر روز برای چه کاری می‌خواهید از این خانه خارج شوید. قبل از کشف ارزش سهام شرکت‌ها، باید هویت اصلی خود را کشف کنید.

2-مطالعه کنید، اما خوب بخوانید

یکی از سودآورترین سرمایه‌گذاری‌های دنیا، مطالعه است. می‌توانید با خواندن یک کتاب ۵۰ هزار تومانی، مهارتی بیاموزید که هر ماه چند میلیون تومان درآمد بیشتر داشته باشید. مثلا با مطالعه کتاب بازاریابی نسل چهارم از فیلیپ کاتلر با فرمول جدید بازاریابی و فروش آشنا می‌شوید و نتیجه آن پیدا کردن مشتریان جدید وافزایش فروش کسب وکارت است. دانشی که با خواندن کتاب‌ها می‌توانید به دست آورید، ارزش شما را بسیار بیشتر از هزینه خرید کتاب‌ها می‌کند.

شخصی را تصور کنید که هر روز یک ساعت کتاب می‌خواند. در این زمان، او می‌تواند 20 صفحه مطالعه کند، یعنی هر ده روز یک جلد کتاب. بعد از ده سال او بیش از ۳۰۰ جلد کتاب خوانده است. این شخص برای خرید این کتاب‌ها به‌طور میانگین 10 میلیون پول می‌پردازد. اما عنوان استاد خیلی بیش‌تر از این مبلغ ارزش دارد.

3-عاشق سلامتی خودتون باشید

    اگر همین امروز دکتر ادیب استاد ریسک بازار خبر دهد که قیمت طلا تا ۱۰ سال بعد هزار برابر خواهد شد. اگر مطمئن باشید که این خبر درست است، معقول خواهد بود که مقدار زیادی طلا بخرید. اما شرط مهم برای سودآور کردن این سرمایه‌گذاری، این است که ۱۰ سال بعد زنده باشیم. بیشتر سرمایه‌گذارها طوری از آینده حرف می‌زنند که انگار تردید ندارند عمری طولانی خواهند داشت. ولی تعداد کمی از آن‌ها برای داشتن عمری طولانی برنامه‌ریزی و سرمایه‌گذاری می‌کنند.

با سرمایه‌گذاری اندکی روی سلامت خود، می‌توانیم از پرداخت هزینه‌های سرسام‌آور درمانی ایمن شویم. هزینه توجه به سلامت آن‌قدرها زیاد نیست. روزی نیم ساعت ورزش یا ترک کردن سیگار خرج ندارد. این سرمایه‌گذاری بی‌اندازه ارزان باعث می‌شود که از پرداخت هزینه‌های درمانی سرسام‌آور ایمن شویم. تنظیم‌کردن برنامه خواب و بهبود وضعیت تغذیه هم خرج زیادی ندارد، اما بسیار سودآور است.

4-در کارهای خیر و عمومی شرکت کنید

شرکت در خیریه منافع زیادی به همراه دارد. بیشتر مردم فکر می‌کند اعتبار و شهرتی که از کار خیر کسب می‌شود، سود نهاییِ کار خیر است. اما به‌غیراز منافع ریاکارانه نیکوکاری، منافعی سودآورتر هم وجود دارد. مطالعات نشان می‌‌دهد که بخشندگی باعث بهبود شرایط روانی، افزایش خوشحالی و خلاقیت می‌شود. همچنین بررسی‌هایی وجود دارد که نشان می‌دهد شرکت در خیریه باعث می‌شود افراد بیش‌تر احساس ثروت کنند.

5-دوست، سرمایه‌ای باارزش

بسیاری از مردم فکر می‌کنند دوست‌ها فقط منابع مالی ما را مصرف می‌کنند و هیچ خیری در «رفیق‌بازی» نیست. البته که دوست‌هایی هستند که بی‌ارزش و وقت‌تلف‌کن باشند. اما دوست‌های خوب، سرمایه‌هایی ارزنده هستند. مثلا می‌دانیم که داشتن یک استایلیست که ظاهر شما را بهتر کند، باعث افزایش درآمد شما خواهد شد. اما هزینه‌ای که لازم است به استایلیست بدهید آن‌قدر زیاد است که به اندکی درآمد بیشتر نمی‌ارزد. یک دوست باسلیقه می‌تواند به شما کمک کند که لباس‌هایی بهتر را با پول کم‌تر بخرید. معمولا دوستتان از شما پول نمی‌گیرد یا به شما تخفیف خوبی می‌دهد. تعداد زیادی دوست متخصص و آگاه باعث می‌شوند که با خرج کم، به منافع زیاد دست پیدا کنید.

طبیعی است که برای نگه‌داشتن این دوست‌ها در زندگی‌تان، باید آن‌ها را در این منفعت شریک کنید. مثلا می‌توانید با یک هدیه از آن‌ها تشکر کنید. توجه کنید که بدون او می‌خواستید پول زیادی برای خرید لباس خرج کنید.

مهم‌ترین دارایی بیل گیتس، خودش است. اگر تمام پول او را به من بدهید، من در مدتی اندک، تمام پول را از بین می‌برم ولی بیل گیتس خیلی زود دوباره به ثروت خودش می‌رسد. استیو جابز از اپل اخراج شد، اما او هنوز جابز بود. او شرکت نکست و پیکسار را در همان سال‌های دور از اپل تاسیس کرد. جابز ماشین خلق ثروت بود. نه به خاطر پولی که در حسابش داشت. به خاطر سرمایه انسانی‌ هنگفتی که در خود ایجاد کرده بود.

نکته جالب این است که هیچ‌کس نمی‌داند کدام مهارت در کجا به کارش می‌آید. اما خط خوش، ظاهر مناسب، بدن سالم، سواد موسیقی، دانش اقتصاد، مهارت‌های مدیریت و مهارت‌های ارتباطی معمولا به درد هر کسی می‌خورد. کسب مهارت‌هایی ازاین‌دست، بهترین سرمایه‌گذاری‌ای است که هر فرد می‌تواند انجام دهد.

ب) کسب وکارشان را به یک سیستم مدیریتی کارآمد تبدیل می کنند.

از طریق سیستم سازی می توانیم کسب وکارتان را به یک مدل اجرایی قابل واگذاری و شعبه فروشی درآورید.

بسیاری از مدیران این تفکر اشتباه را دارند که هیچ‌کس مانند خودشان نمی‌تواند کارها را به‌خوبی انجام بدهد. عده‌ای دیگر فکر می‌کنند اگر کارهای مهم را به دیگران واگذار کنند خودشان فرد بی‌ارزشی خواهند بود یا کارکنان از آن‌ها حساب نخواهند برد. اگر افرادی مثل بیل گیتس، استیو جابز و … این‌طور فکر می‌کردند هنوز یک شرکت بسیار کوچک داشتند و احتمالا خودشان در حال برنامه‌نویسی بودند! چون فکر می‌کردند هیچ‌کس مثل خودشان نمی‌تواند برنامه‌نویسی کند.

برای ساختن یک کسب‌و‌کار موفق هیچ راهی ندارید جز واگذاری کارها به دیگران. البته شاید این واگذاری تا مدت‌ها با آموزش و نظارت همراه باشد تا به نتیجه مطلوب برسید.

سیستم سازی باعث می شود تمام کارمندان از لحاظ میزان توانایی و تاثیرگذاری در سطح مطلوبی قرار گیرند و دیگر لازم نیست شما نگران توانایی کارمندانتان باشید.

یک قدم بسیار مهم و کلیدی در بهینه‌سازی افراد، استخدام افراد مناسب است. استخدام یک کار بسیار ارزشمند و وقت‌گیر است. اغلب مدیران به استخدام به دید یک بحران نگاه می‌کنند که باید در کمترین زمان حل شود. یک سیستم‌ساز می‌داند باید وقت و انرژی کافی برای استخدام افراد مناسب بگذارد.

قدم مهم دیگر واگذاری کارها است. تا جایی که امکان دارد کارها را به کارمندان واگذار کنید.

هر وقت با کار جدیدی مواجه می‌شوید که باید انجام شود، ابتدا از خود بپرسید: چه کسی می‌تواند این کار را به‌خوبی انجام بدهد؟ اگر شخص مناسبی وجود ندارد از خود بپرسید: چه کسی با کمی آموزش و کمک می‌تواند این کار را انجام دهد؟

توانمندی کارکنان را دسته کم نگیرید. احتمالا کارمندانی دارید که با کمی راهنمایی و تشویق می‌توانند کارهایتان را بهتر از خودتان انجام بدهند!

به‌جای کنترل لحظه به لحظه کارکنان، آن‌ها را به حال خودشان رها کنید. ولی هر هفته جلسات منظمی داشته باشید و روند پیشرفت کارها و همچنین مشکلات احتمالی را بررسی کنید.

سیستم مدیریتی کمک کننده بزرگی برای تصمیم گیری در زمان های خاص است.

اگر می خواهید مطمئن شوید به سیستم سازی نیاز دارید؛ کافی است به سوالات زیر پاسخ بدهید:

• هرچه کار می‌کنید پیشرفت آن چنانی ندارید؟
• اگر یک روز سرکار نروید همه‌چیز از هم می‌پاشد؟
• ذوق و شوقم نسبت به کار خیلی کم شده است؟
• تلنباری از کارهای ناتمام دارم، وقت انجامش را ندارم؟

اگر پاسخ شما به برخی از این سوالات مثبت است، احتمالا وقت آن است که تغییری در کسب‌و‌کارتان ایجاد کنید و سیستم‌سازی را آغاز کنید!

هدف ما از سیستم‌ سازی آن است که با حداقل حضور در محل کار، تمام کارها به‌خوبی پیش برود. احتمالا زمانی که کارآفرین شدید یکی از اهدافتان این بود که علاوه بر موفقیت در کسب‌و‌کار، وقت کافی برای استراحت و تفریح داشته باشید.

اغلب مدیران در محل کار، کارهای یک مدیر را انجام نمی‌دهند. آن‌ها در بهترین حالت یک کارمند خوب هستند و کارهایی را انجام می‌دهند که از عهده یک کارمند خوب به راحتی برمی‌آید. کارهایی مانند حسابداری، امور مالی، خرید مواد اولیه و حتی مذاکره با خریداران جزو کارهای یک مدیر نیست.

کارهای کلیدی یک مدیر مواردی مثل استخدام، اخراج، انگیزش کارکنان، هدف‌گذاری، تعریف پروژه، طراحی استراتژی و … هستند. اگر سیستم‌سازی نکنید هیچ‌گاه فرصت کافی نخواهید داشت تا به کارهای واقعی یک مدیر بپردازید!

– سیستم مدیریتی تمام مراحل اجرایی کار را به صورت یک دستورالعمل ساده اجرایی در می آورد

شاید بزرگ‌ترین ضعف اغلب کسب‌و‌کار در این مورد باشد. هر فعالیتی که در کسب‌و‌کار انجام می‌شود باید دستورالعمل مشخصی داشته باشد.

دستور العمل اجرایی کسب وکار شما:

• دستورالعمل صحبت با مشتری
• دستورالعمل کارهای اجرایی
• دستورالعمل کارهایی که در بخش های مختلف انجام می شود
• دستورالعما انجام جلسات و سمینارها

در بسیاری از شرکت‌ها دستورالعمل مشخصی وجود ندارد. مثلا شما باید یک دستورالعمل صحبت با مشتری داشته باشید. اگر مشتری بگوید چرا قیمت شما این‌قدر زیاد است، همیشه باید یک پاسخ یکسان بشنود و آن پاسخی است که شما در دستورالعمل پاسخگویی به مشتری نوشته‌اید. اگر کسی تخفیف می‌خواهد واکنش شما و هرکدام از فروشندگان باید دقیقا یکسان باشد. پس تمام حالت‌های ممکن را پیش‌بینی کنید و سپس دستورالعمل تهیه کنید.

حتی برای کارهایی که فقط خودتان انجام می‌دهید دستورالعمل درست کنید، چون اگر کاری را مدتی انجام ندهید، شاید جزئیات آن به فراموشی سپرده شود. مثلا برای استخدام، اخراج، پاسخگویی اعتراضات مشتریان و … دستورالعمل‌های دقیقی تهیه کنید. هر وقت دیدید دستورالعمل تهیه‌شده عالی نیست آن را بهبود بدهید.

در بسیاری از شرکت‌ها این دستورالعمل‌ها فقط در ذهن کارکنان وجود دارد و جایی ثبت نشده است. به همین دلیل اگر یکی از کارمندان یا خود مدیر چند روز غایب باشد همه‌چیز به هم می‌ریزد.

مزیت داشتن دستورالعمل آن است که می‌توان آن را مدام بهبود بخشید. پس از مدتی شما راهنمای مکتوب ارزشمندی دارید که باعث می‌شود تمام قسمت‌های کسب‌و‌کارتان به‌خوبی کار کند.

 

کار عملی:

1-یک لیستی از کارهایی که باید واگذار کنید تهیه کنید.

2- فهرستی از تمام کارهایی که در محل کار انجام می‌دهید بنویسید و آن‌ را به سه گروه تقسیم کنید. کارهای قابل واگذاری، کارهای قابل حذف و کارهایی که فقط باید خودتان انجام دهید.

3- انباری درست کنید و از تمام موارد مصرفی و تجهیزات ضروری یک نسخه اضافه داشته باشید تا در صورت برخورد با مشکل از آن استفاده کنید.

عزیزانی که این مقاله را خواندند؛ مطالب زیر را دوست داشتند