میخواهی در قفس کسب و کارت زندانی نشوی؟ کسب و کارت را سیستم سازی کن

 

هر کسب و کاری که شروع می شود، اولش هم هیجان دارد و هم لذت!!! ولی کم کم هیجانش فروکش می‌کند و آروم آروم مشکلات خودشان  را نشان می دهند. یک موقع می شود که نه هیجانی مانده و نه لذتی. احساس می کنی، دنبال یک راه فرار می گردی تا خودت را گم و گور کنی زیرا  فشار کار و  غرولند اطرافیان و از همه بدتر شرایط بد مالی کلافه ات می‌کند.

اینجاست که با این سوال اساسی روبرو می‌شوید:

• آیا این کار ارزش اینهمه سختی و دربدری را دارد؟
• آیا درآن طرف تونل نوری دیده می شود و یا فقط تاریکی می بینی!!!

در این مواقع افراد موفق چکار می کنند؟

    افراد موفق :

• اولا موانع و چالش ها را شناسایی و با کمک مشاوران کارآزموده آسیب‌ها را اصلاح می‌کنند.
• دوما با جسارت به قلب مشکلات می‌زنند و آن‌ها را بطور اساسی حل می کنند و از مشکلات فرصت های طلایی ایجاد می‌کنند.

و اما افراد معمولی و ناموفق…؟

افراد ناموفق و یا بهتر است بگوییم افراد معمولی جامعه در این مواقع 2 تا کار انجام می دهند:

• مشکلات را به قضا و قدر می سپارند
• طاقت دیدن مشکلات و غلبه بر آن را ندارند و به راحتی تسلیم می‌شوند یا سریع مسیر را عوض می کنند و از این شاخه به آن شاخه می‌پرند.

باید به سبک 5 در صد افراد موفق عمل کرد

هر کسب و کاری مشکلات خاص خودش را دارد. تهیه مواد اولیه، بازاریابی، استخدام کارمند، تهیه هزینه های جاری، آموزش نیروی انسانی، مدیریت پروژه و …

کار بدون مشکل وجود ندارد اصلا اگر کسب و کاری بدون چالش باشد کار نیست.

یک سوال:

 چرا سوپری محله مون از مدیریت یک مغازه 20 متری عاجز است ولی یک نفر دیگر در کل جهان کسب وکارش بالای 10 هزار شعبه دارد، تازه تفریح ماهانه و سالانه و شرکت در همایش ها و جلسات همیشگی و  با خانواده بودن و … دارد ولی سوپری محلمون از 7 صبح تا 12 شب مغازه‌داری می‌کند

چرا سوپری محلی شهر پاریس اینقدر بزرگ می شود که در همه جای جهان شعبه دارد و تو هر کلانشهری بروی برند هایپر استار را می‌بینی .

چطور بابک بختیار از یک مغازه کوچک استیجاری آیس پک را استارت زد و امروز نه تنها در بیشتر شهرهای ایران شعبه دارد، بلکه 35 شعبه خارجی فعال دارد.

 

 راز این معما در چیست؟

فقط و فقط با یک فرمول می شود کمتر کار کرد و سودی بیشتری داشت! می‌شود تفریح و سفر رفت و بی انضباطی در کسب و کارت پیش نیاید . می شود کسب و کارت را به جای محصول بفروشی و ماشین تولید پول ایجاد کنی.

 بله درست شنیدی این شاهکار فقط با ایجاد سیستم سازی کسب و کار است

سیستم سازی کسب وکار:

• بهینه سازی افراد:

 در بهبود شرایط نیروی انسانی ملاک‌هایی باید در نظر گرفت که نتیجه عالی برای کسب وکار ایجاد کند.

ملاک‌هایی چون:

الف)یک قدم بسیار مهم و کلیدی در بهینه‌سازی افراد، استخدام افراد مناسب است.

• تهیه دستورالعملی برای استخدام و ترفیع نیروها

ب)قدم مهم دیگر واگذاری کارها است. تا جایی که امکان دارد کارها را به کارمندان واگذار کنید.

• واگذاری کارها، مهم‌ترین مهارت یک مدیراست. یک مدیر باید کارهای روزانه را به 3 دسته قرار دهد:

الف) بعضی‌ها را حذف کند

ب) بیشتر کارها را واگذار کند. زیرا واگذاری کارها قابل یادگیری است فقط پیدا کردن و ساختن آن خیلی مهم است

ج) کار اصلی را خودش انجام دهد( 20 دررصد)

ج)هرم مازلو در مدیریت کارکنان

اگر می‌خواهید کارکنان بدون حضور شما همیشه به‌خوبی کار کنند باید سعی کنید طبق نمودار زیر، انگیزه کارکنان را از موارد ابتدایی پایین هرم به موارد بالاتر ارتقا دهید. اگر تنها انگیزه کارمند موارد مالی باشد، خیلی راحت ممکن است وقتی که نیستید خوب کار نکند و حتی در اولین فرصت شما را ترک کند. اگر بتوانید افراد را به بالاترین سطح برسانید، آن‌ها احساس کنترل کامل بر کارشان دارند و احساس می‌کنند در محل کار شما، خودشان یک کسب‌و‌کار کوچک دارند و اختیارات کافی دارند. اگر کارکنان به چنین جایگاهی برسند، بدون حضور مدیر هم به‌‌خوبی کار می‌کنند چون احساس می‌کنند کار را برای خودشان انجام می‌دهند و نه برای شما.

• بهینه سازی ابزار:

برای سیستم‌سازی شاید لازم باشد تجهیزات جدیدی تهیه کنید یا از تجهیزات موجود بهتر استفاده کنید. مثلا با نصب و راه‌اندازی یک سیستم تلفنی VOIP می‌توانید از راه دور، پیام‌های تلفنی را گوش کنید. همچنین می‌توانید از تماس‌های تلفنی گزارش بگیرید، میانگین زمان مکالمات را ببینید و همچنین مکالمات خیلی طولانی را بررسی کنید تا ببیند مشکل چه بوده است.

استفاده از سامانه پیامکی هوشمند، سیستم پاسخگویی خودکار ایمیل، فکس آنلاین و … کمک می‌کند تا بسیاری از کارها راحت‌تر و سریع‌تر انجام شوند. همچنین نصب نرم‌افزارهایی برای چت داخلی می‌تواند فرایندهای کاری را آسان‌تر کند.

تجهیزات زیادی به صورت سخت‌افزار یا نرم‌افزار وجود دارد و بسیاری از کارهای تکراری و خسته‌کننده را خودکارسازی می‌کند. برای شروع سیستم‌سازی باید ببینید در کدام قسمت‌های کسب‌و‌کار نبودن تجهیزات مناسب کار را سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند. اهمیت ابزار خوب و حرفه‌ای را دست‌کم نگیرید.

•   بهینه‌سازی اسناد (دستورالعمل‌ها)

شاید بزرگ‌ترین ضعف اغلب کسب‌و‌کار در این مورد باشد. هر فعالیتی که در کسب‌و‌کار انجام می‌شود باید دستورالعمل مشخصی داشته باشد. فهرستی از تمام کارهایی که در محل کار انجام می‌دهید تهیه کنید و آن‌ها را به سه گروه تقسیم کنید. کارهای قابل واگذاری، کارهای قابل حذف و کارهایی که فقط از عهده خودتان ساخته است.

سیستمی درست کنید که کارمندان به راحتی به فایل‌های لازم دسترسی داشته باشند؟ مثلا می‌توانید شبکه درست کنید و در یک فولدر مشترک تمام فایل‌های لازم را قرار دهید تا هر کارمند بتواند به آن دسترسی داشته باشد.

تهیه دستورالعمل برای کارهایی چون:

• دستورالعمل صحبت با مشتری
• برای انجام کارهایی که فقط مدیر انجام می‌دهد دستورالعمل درست کنید
• دستورالعمل استخدام نیرو
• دستورالعمل برگزاری همایش، جلسات و سمینارها
• دستورالعمل هزینه‌ها
• و …

 

کار عملی:

– دستورالعملی برای شیوه استخدام نیرو، تشویق کارکنان و شیوه برگزاری جلسات ، همایش‌ها ومرخصی تهیه کنید؟

– دستورالعملی برای کاهش هزینه‌ها و سرعت عمل کارهای روزانه بنویسید؟

دوستانتان در حال مطالعه مطالب زیر هستند