۳ترفند سیستم‌سازی کسب‌وکار

-چرا باید کسب‌وکارمان را سیستم‌سازی کنیم؟

-چگونه ۳ ترفند سیستم‌سازی را در کسب‌وکارمان اجرا کنیم؟

هر کسب‌وکاری که شروع می‌شود، اولش هم هیجان دارد، هم لذت!!! ولی کم‌کم هیجانش فروکش می‌کند و آروم آروم مشکلات خودشان  را نشان می‌دهند.

یک موقع می‌شود که نه هیجانی مانده و نه لذتی. احساس می‌کنی، دنبال یک راه فرار می‌گردی تا خودت را گم و گور کنی زیرا  فشار کار و  غرولند اطرافیان و از همه بدتر شرایط بد مالی کلافه‌ات می‌کند.اینجاست که با این سوال اساسی روبرو می‌شوید:

  • آیا این کار ارزش اینهمه سختی و دربدری را دارد؟
  • آیا درآن طرف تونل نوری دیده می شود و یا فقط تاریکی می بینی!!!

در این مواقع افراد خاص چکار می کنند؟

   به نظر شما افراد خاص چیکار می‌کنند.

و اما افراد معمولی و ناموفق…؟

افراد ناموفق و یا بهتر است بگوییم افراد معمولی جامعه در این مواقع 2 تا کار انجام می دهند:

  • نیروی بیشتری استخدام می‌کنند.
  • از بانک یا بازار قرض می‌گیرند.
  • وقت بیشتری برای کارکردن اختصاص می‌دهند.
  • تمام مشکلات کسب‌وکارش را به گردن دیگران می‌اندازد.

باید به سبک 5 درصد افراد موفق عمل کرد

هر کسب و کاری مشکلات خاص خودش را دارد. از تهیه مواد اولیه گرفته تا بازاریابی، استخدام کارمند، تهیه هزینه های جاری، آموزش نیروی انسانی و مدیریت پروژه و …

مگرکار بدون مشکل  هم داریم، اصلا اگر کسب‌وکاری بدون چالش باشد کار نیست.

 

یک سوال:

 چرا سوپری محله‌مون از مدیریت یک مغازه 20 متری عاجز است، ولی فردی نه تنهاده‌ها و گاها هزاران شعبه را مدیریت می‌کند، بلکه تفریح ماهانه و سالانه و شرکت در همایش ها و جلسات همیشگی و  با خانواده بودن و … دارد ولی سوپری محله‌مون از 7 صبح تا 12 شب مغازه‌داری می‌کند.

چرا سوپری محلی پاریس اینقدر بزرگ می‌شود که در همه جای جهان شعبه دارد و تو هر کلانشهری بروی برند هایپر استار را می‌بینی .

چطور بابک بختیار از یک مغازه کوچک استیجاری آیس پک را استارت زد و امروز نه تنها در بیشتر شهرهای ایران شعبه دارد، بلکه 35 شعبه خارجی فعال دارد.

 

راز این معما در چیست؟

واقعا مگر می‌شود، مگر داریم. همه ما مگر 24 ساعت شبانه روز، 30 ماه و 365 روز سال بیشتر وقت داریم، پس این افراد چگونه سازمان‌های چند هزار نفره را مدیریت می‌کنند.

فقط و فقط با یک فرمول می شود، اینهمه پرسنل و تجهیزات را مدیریت کرد و در عین حال:

  • کمتر کار کرد و سودی بیشتری داشت!
  •  تفریح و سفر رفت و بی انضباطی کمتری در کسب‌و کار داشت.
  • کسب‌وکارت به جای فروش کالا ماشین تولید پول ایجاد کند.

 بله درست شنیدی این شاهکار فقط با ایجاد سیستم سازی کسب و کار است

۳ترفندسیستم‌سازی کسب‌وکار

سیستم‌سازی کسب‌وکار ( business systemization  ) یعنی انجام کارها به صورت خودکار!

با سیستم‌سازی کارها شما کسب‌کارتان را به یک ماشین اتومات تبدیل می‌کنید. یعنی شما با انجام حداقل کارهای فیزیکی می‌توانید، بیشترین راندمان کاری و مالی را داشته باشید.

تصور این را داشته‌باشید که شما در خانه یا سفرید، ولی کارهای اداری، تولید و توزیع کسب‌وکار شما دقیقا مثل زمانی که بالای سرکارمندان بودی انجام می‌شود.

اما چگونه می‌توان کسب‌وکارها را سیستم‌سازی کرد؟ برای اجرای این موضوع مهم چه اقداماتی باید انجام داد؟

  • نخستین و مهم‌ترین گام، باور کامل به اجرای این پروژه است.
  •  آموزش کامل سیستم‌سازی در رشد کسب‌وکار بسیار مهم است.
  • مهمترین مراحل اجرای سیستم‌سازی شامل؛ بهینه سازی نیروی انسانی، اسناد و اطلاعات و تجهیزات سخت افزاری، ایجاد قیف فروش، اتومیشن، تحلیل کسب و کار و بازاریابی می‌شود.

مراحل توانمندسازی نیروی انسانی

در بهبود شرایط نیروی انسانی ملاک‌هایی باید در نظر گرفت که نتیجه عالی برای کسب وکار ایجاد کند.

ملاک‌هایی چون:

  • یک قدم بسیار مهم و کلیدی در بهینه‌سازی افراد، استخدام افراد مناسب است.
  • قدم مهم دیگر واگذاری کارها است. تا جایی که امکان دارد کارها را به کارمندان واگذار کنید.
  • بیشتر کارها را واگذار کند. زیرا واگذاری کارها قابل یادگیری است فقط پیدا کردن و ساختن آن خیلی مهم است
  • کار اصلی را خودش انجام دهد( 20 دررصد)
  • هرم مازلو در مدیریت کارکنان

کسب و کارت را سیستم سازی کن

هرم مازلو و تاثیر آن بر راندمان کسب‌وکار

اگر می‌خواهید کارکنان بدون حضور شما همیشه به‌خوبی کار کنند باید سعی کنید طبق نمودار بالا، انگیزه کارکنان را از موارد ابتدایی پایین هرم به موارد بالاتر ارتقا دهید.

اگر تنها انگیزه کارمند موارد مالی باشد، خیلی راحت ممکن است وقتی که نیستید خوب کار نکند و حتی در اولین فرصت شما را ترک کند.

اگر بتوانید افراد را به بالاترین سطح برسانید، آن‌ها احساس کنترل کامل بر کارشان دارند و احساس می‌کنند در محل کار شما، خودشان یک کسب‌و‌کار کوچک دارند و اختیارات کافی دارند.

اگر کارکنان به چنین جایگاهی برسند، بدون حضور مدیر هم به‌‌خوبی کار می‌کنند چون احساس می‌کنند کار را برای خودشان انجام می‌دهند و نه برای شما.

بهینه‌سازی تجهیزات کسب‌وکار

برای سیستم‌سازی شاید لازم باشد تجهیزات جدیدی تهیه کنید یا از تجهیزات موجود بهتر استفاده کنید. مثلا استفاده از سامانه پیامکی هوشمند، سیستم پاسخگویی خودکار ایمیل، فکس آنلاین و … کمک می‌کند تا بسیاری از کارها راحت‌تر و سریع‌تر انجام شوند. همچنین نصب نرم‌افزارهایی برای چت داخلی می‌تواند فرایندهای کاری را آسان‌تر کند.

البته برای شروع سیستم‌سازی باید ببینید در کدام قسمت‌های کسب‌و‌کار بودن یا نبودن تجهیزات مناسب کار را سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند.

بهینه‌سازی اسناد و اطلاعات کسب‌وکار

بزرگترین مشکلی که در عوامل درونی شرکت‌های تجاری مشاهده می‌شود، نداشتن دستورالعمل‌های اجرایی و اداری می‌باشد.

تمام فایل‌ها و شعب کسب‌وکار باید دستورالعمل مشخصی داشته باشد. لذا باید فهرستی از تمام کارهایی که در محل کار انجام می‌دهید تهیه کنید و آن‌ها را به سه گروه تقسیم کنید.

  • کارهای قابل واگذاری،
  • کارهای قابل حذف
  • و کارهایی که فقط از عهده خودتان ساخته است.

سیستمی درست کنید که کارمندان به راحتی به فایل‌های لازم دسترسی داشته باشند؟ مثلا می‌توانید شبکه درست کنید و در یک فولدر مشترک تمام فایل‌های لازم را قرار دهید تا هر کارمند بتواند به آن دسترسی داشته باشد.

تهیه دستورالعمل برای کارهایی چون:

  • شیوه نامه‌نگاری اداری و تجاری هماهنگ و یکسان
  • شیوه صحیح و هماهنگ یکسان صحبت کردن با ارباب رجوع و مشتریان آنلاین
  • شیوه گزارش‌نویسی و بازخورد آن در فایل کارمندان و مدیران
  • طرز اجرای ارایه یکسان خدمات و تولید محصول به سبکی مستمر و خاص

گردآورنده: ابراهیم اسدی؛ توسعه‌دهنده کسب‌وکار

This site is protected by wp-copyrightpro.com