اهمیت سیستم سازی کسب و کارها

اهمیت سیستم سازی کسب وکار؛ موجب افزایش راندمان، کاهش هزینه ها، بهره وری نیروی انسانی و کیفیت محصول و خدمات کسب و کارها می‌شود.

از این‌که وقت زیادی برای مدیریت کسب و کارت و کنترل کارمندانت گذاشته‌ای و همینطور هزینه زیادی برای انجام امور روزمره انجام می‌دهی و در نهایت هم نتیجه دلخواه را بدست نمی‌آوری، با خبرم.

در این مطلب سعی کرده‌ام راهکارهایی برای سیستم‌ سازی کسب‌ وکار و کاهش هزینه‌ها ارایه دهم که با مطالعه و بکاربردن آن، دیگر نیازی به جستجو در گوگل و سایت‌های مدیریت نباشید.

تا پایان این مطلب با من همراه باشید، تا با اهمیت سیستم‌سازی کسب‌وکار بیشتر آشنا شوید.

اصول سیستم‌ سازی کسب‌ و کار و باورهای اشتباه ما

حتما شما مثل اکثر تاجران و بازاریان فکر می کنید اجرای « سیستم‌سازی کسب‌وکار» به مدیرهای بسیار قابل و فوق تخصص وابسته است. یا سیستم سازی توسط افرادی کاملا متخصص با مدارج بالای دانشگاهی، مجهز به روش‌های بسیار پیشرفته برای آموزش و کنترل کارمندان اجرا می‌شود.

ولی حقیقتا این طور نیست.

یک خبر خوش

شما هرگز به چنین افرادی نیاز ندارید. چون نمی‌توانید حتی از پس دستمزدهای آنها برآیید. در حقیقت آن‌ها موجب از بین رفتن زندگی کاری شما می‌شوند، به جای استخدام مدیران معروف و کاربلد شما نیازمند یک سیستم مدیریتی کارآمد هستید.

تصور کن

به جای استخدام یک مدیر عامل با تجربه و گرانقیمت که توقعاتی چون راننده و مسکن اختصاصی با حقوق نجومی، یک جوان با تعهد و عاشق کار با حقوق و مزایای مناسب استخدام کن تا کارها را حتی بهتر از آن مدیرعامل انجام دهد.

یا به جای استخدام چندین کارمند مهندس و تکنسین و لیسانس به بالا، چند تا جوان کم سابقه و جویای نام استخدام کن و آن‌ها را با سیستم مدیریتی ات هماهنگ کنِِِ؛ مطمئن باش مثل یک موتور 6 سیلندر کسب‌وکارت شتاب می گیرد.

ذهنت را نسبت به اصول سیستم سازی متحول کن!

حتما شانه بالا می‌اندازی و می‌گویی: این حرف دیگه قبول ندارم تمام شرکت‌های بزرگ و حتی کسب‌وکارهای بزرگ وابسته به مدیران بزرگ هستند اگر بیل گیتس، استیو جابز، زاکربرگ نبودند، خب مشخصه که مایکروسافت، اپل و فیس بوک هم وجود خارجی نداشت.

آفرین، خودت زدی تو خال… خودت جواب خودت دادی… مگه این آدم بزرگای که نام بردی اولش مدیران بزرگی بودند همین بیل گیتس بار اول که آگهی جذب سرمایه داد کسی تره هم براش خورد نکرد و 1 دلار هم نتونست سرمایه جذب کند.

اهمیت سیتم‌سازی کسب‌وکار

چرا کارآفرینان بزرگ سیستم سازی می کنند؟

الف) روی خودشان سرمایه گذاری می کنند

به خوبی می‌دانند، که با کسب مهارت‌هایی چون؛ بخشندگی، اخلاق‌مداری، مدیریت احساسات و هیجان درونی خود گوهر درون خود را نمایان و نتایج بالایی در زندگی و کسب‌وکار خود بدست می‌آورند.

1. مطالعه می‌کنند

یکی از سودآورترین سرمایه‌گذاری‌های دنیا، مطالعه است. این افراد می‌دانند با مطالعه کتاب های معتبر مهارت‌هایی در زندگی و کسب‌وکار بدست می‌آورند که در بین دیگران خاص می‌شوند.

مثلا با مطالعه کتاب بازاریابی نسل چهارم از فیلیپ کاتلر با فرمول جدید بازاریابی و فروش آشنا می‌شوند و نتیجه آن پیدا کردن مشتریان جدید وافزایش فروش کسب وکارشان است. دانشی که با خواندن کتاب‌ها می‌توانید به دست آورید، ارزش شما را بسیار بیشتر از هزینه خرید کتاب‌ها می‌کند.

شخصی را تصور کنید که هر روز یک ساعت کتاب می‌خواند. در این زمان، او می‌تواند 20 صفحه مطالعه کند، یعنی هر ده روز یک جلد کتاب. بعد از ده سال او بیش از ۳۰۰ جلد کتاب خوانده است.

2. عاشق سلامتی خودشان هستند

اگر همین امروز دکتر ادیب استاد ریسک بازار خبر دهد که قیمت طلا تا ۱۰ سال بعد هزار برابر خواهد شد. اگر مطمئن باشید که این خبر درست است، معقول خواهد بود که مقدار زیادی طلا بخرید. اما شرط مهم برای سودآور کردن این سرمایه‌گذاری، این است که ۱۰ سال بعد زنده باشیم.

بیشتر سرمایه‌گذارها طوری از آینده حرف می‌زنند که انگار تردید ندارند عمری طولانی خواهند داشت. ولی تعداد کمی از آن‌ها برای داشتن عمری طولانی برنامه‌ریزی و سرمایه‌گذاری می‌کنند.

با سرمایه‌گذاری اندکی روی سلامت خود، می‌توانیم از پرداخت هزینه‌های سرسام‌آور درمانی ایمن شویم. هزینه توجه به سلامت آن‌قدرها زیاد نیست. روزی نیم ساعت ورزش یا ترک کردن سیگار خرج ندارد. این سرمایه‌گذاری بی‌اندازه ارزان باعث می‌شود که از پرداخت هزینه‌های درمانی سرسام‌آور ایمن شویم.

تنظیم‌کردن برنامه خواب و بهبود وضعیت تغذیه هم خرج زیادی ندارد، اما بسیار سودآور است.

3. در کارهای خیر و عمومی شرکت می‌کنند

شرکت در خیریه منافع زیادی به همراه دارد. بیشتر مردم فکر می‌کند اعتبار و شهرتی که از کار خیر کسب می‌شود، سود نهاییِ کار خیر است. اما به‌ غیر از منافع ریاکارانه نیکوکاری، منافعی سودآورتر هم وجود دارد.

مطالعات نشان می‌‌دهد که بخشندگی باعث بهبود شرایط روانی، افزایش خوشحالی و خلاقیت می‌شود. همچنین بررسی‌هایی وجود دارد که نشان می‌دهد شرکت در خیریه باعث می‌شود افراد بیش‌تر احساس ثروت کنند.

4. دوست، سرمایه‌ای باارزش

بسیاری از مردم فکر می‌کنند دوست‌ها فقط منابع مالی ما را مصرف می‌کنند و هیچ خیری در «رفیق‌بازی» نیست. ولی افراد موفق به نیکی می‌دانند که دوستان واقعی مشاوران و ایده‌پردازان خوب و کم هزینه برای آنها هستند.

افراد موفق و تاجرپیشه تعداد زیادی دوست متخصص و آگاه دارند، که با خرج کم برای آن‌ها، به منافع زیاد دست پیدا می‌کنند. البته طبیعی است که برای نگه‌داشتن این دوست‌ها در زندگی‌شان، آن‌ها را در قسمتی از این منفعت شریک می‌کنند.

ب) کسب وکارشان را به یک سیستم مدیریتی کارآمد تبدیل می کنند، چون:

  • سیستم سازی موجب افزایش مشتریان راضی می‌شود.
  • بهره وری نیروی انسانی و کیفیت محصول بیشتر می‌شود.
  • به ستخدام نیروی انسانی کمتری و کاهش هزینه‌ها منجر می‌شود.
  • بهبود مستمر کیفیت محصول و خدمات می‌شود.
  • ایجاد بستری برای خلاقیت و نوآوری در خدمات و تولید کالا

اهمیت سیستم‌سازی کسب‌وکار

مراحل سیستم‌‌سازی کسب‌وکار

برای سیستم‌سازی کسب‌وکارتان باید 3 گام بردارید که شامل سیستم‌سازی افراد، اسناد و ابزار می‌باشد.

 سیستم سازی افراد

در فرآیند سیستم سازی افراد، به نکات زیر توجه ویژه داشته باشید.

  • درست استخدام کنید
  • اصولی آموزش دهید
  • کارها را واگذار کنید

تا جای امکان کارها را به دیگران واگذار کنید. توانمندی کارمندان خود را دست کم نگیرید. بعضی کارمندان کارها را بهتر از خودتان انجام می‌دهند.

  • در صورت نیاز، برخی از کارمندان را اخراج کنید.

اگر کارمندی در قالب سیستم‌سازی کسب‌وکارتان قرار نگرفت خیلی سریع اخراجش کنید.

2. سیستم‌سازی ابزار و تجهیزات

باید تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزار زیادی که در کسب‌وکارتان وجود دارند همراه با انجام امور روتین و تکراری را خودکار کنید.

برای شروع سیستم‌ سازی ابزار باید ببینید در کدام یک از قسمت‌های کسب‌و‌کارتان، نبودن تجهیزات کار را برای کارمندان و شخص شما سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند. ابزارهای خوب و حرفه‌ای در نظم سازمان شما و صرفه جویی در زمانتان بسیار موثر هستند.

3. اسناد و دستوالعمل‌های کاری را سیستم‌سازی کنید

برای هر فعالیت و فرآیندی که در کسب‌و‌کارتان انجام می‌شود، یک دستورالعمل مشخص طراحی و تدوین می‌کنند.

مثلا برای مراحل ارتباط با مشتری یک دفترچه تهیه کنید و اطلاعاتی مثل؛

  • نحوه صحبت با مشتری
  • پاسخ به اعتراضات او
  • نحوه پرداخت
  • و …

را در آن ثبت کنید.

مزیت داشتن دستورالعمل آن است که می‌توان آن را مدام بهبود بخشید و آن‌ها پس از مدتی راهنمای مکتوب و ارزشمندی دارید که به تمام قسمت‌های کسب‌و‌کارتان کمک می کند تا به‌خوبی کار کنند.

در نتیجه:

سیستم سازی می تواند به کسب و کار کمک کند تا برای سرمایه گذاران یا خریداران بالقوه جذاب تر شود. یک کسب و کار سیستم سازی شده با فرآیندها و رویه های روشن اغلب ارزشمندتر و کم خطرتر از کسب و کارهای فاقد سازماندهی می باشد.

با ایجاد و پیاده سازی سیستم ها و فرآیندها، یک کسب و کار می تواند کارایی را بهبود بخشد، هزینه ها را کاهش دهد، سودآوری را افزایش دهد و ریسک را کاهش دهد.

ابراهیم اسدی؛ بازاریاب و توسعه دهنده کسب‌وکارهای آنلاین
مطالب مرتبط:
0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *